Понимание ключевых финансовых показателей вашего бизнеса имеет решающее значение для принятия обоснованных решений и планирования роста. Одним из важнейших финансовых отчетов является отчет о прибылях и убытках, который дает моментальный снимок ваших доходов, расходов и чистой прибыли или убытка за определенный период времени.
В этой статье мы рассмотрим, как легко создать шаблон прибылей и убытков в Google Таблицах — бесплатном веб-приложении для работы с электронными таблицами.
Зачем отслеживать прибыли и убытки?
Отчет о прибылях и убытках, также известный как отчет о прибылях и убытках, необходим для:
- Оценка финансовых показателей вашего бизнеса с течением времени
- Выявление тенденций в продажах и расходах
- Оценка прибыльности конкретных продуктов или услуг
- Сравнение фактических результатов с бюджетами или прогнозами
- Принятие стратегических решений о ценообразовании, затратах и новых возможностях
Регулярный мониторинг прибылей и убытков поможет вам выявить проблемы на ранних этапах и быстро адаптироваться к конкурентному рынку.
Зачем использовать Google Таблицы для шаблона прибылей и убытков
Google Таблицы — это разумный выбор для владельцев малого бизнеса, поскольку они:
- Бесплатно – не нужно платить за дорогое программное обеспечение для работы с электронными таблицами
- Простота использования – простой и интуитивно понятный интерфейс
- Доступность — создавайте и просматривайте свои финансовые данные с любого устройства
- Возможность совместного использования — сотрудничайте с членами команды и консультантами
- Простая интеграция — подключение к другим службам Google, таким как Analytics, Calendar, Drive
Используя базовое форматирование и формулы, вы можете создать динамический шаблон отчета о прибылях и убытках, чтобы отслеживать свои финансы с течением времени.
Используя возможности шаблонов бизнес-финансовых моделей, вы можете создавать комплексные и профессиональные шаблоны прибылей и убытков в Google Таблицах. Это может помочь расширить возможности вашего бизнеса за счет более глубокого финансового понимания и помощи в принятии стратегических решений.
Пошаговое руководство по составлению отчета о прибылях и убытках
Чтобы настроить простой отчет о прибылях и убытках в Google Таблицах, выполните следующие действия:
1. Добавьте источники дохода
В столбце A перечислите все источники дохода, например, продажа продукции, услуг и членские взносы.
В столбце B введите фактические цифры дохода по каждому потоку за каждый месяц.
2. Добавьте расходы и издержки
В столбце C перечислите все основные затраты и операционные расходы, такие как:
- Стоимость проданных товаров
- Арендовать
- Маркетинг
- Зарплаты
- Страхование
- Коммунальные услуги
В столбце D введите фактические расходы по категориям каждый месяц.
3. Рассчитайте валовую прибыль
В столбце E используйте формулу для расчета вашей валовой прибыли за месяц:
`=B2-D2`
Скопируйте эту формулу для каждого источника дохода.
Суммируйте столбец E, чтобы получить общую валовую прибыль.
4. Фактор операционных расходов
В столбце F просуммируйте все операционные расходы, за исключением себестоимости проданных товаров.
5. Определить чистую прибыль
В столбце G рассчитайте чистую прибыль по следующей формуле:
`=E2-F2`
Это показывает вашу фактическую прибыль после вычета расходов.
6. Добавьте форматирование условий
Используйте условное форматирование, чтобы быстро выделить месяцы с положительной и отрицательной прибылью.
1. Выберите столбец G.
2. Нажмите Формат > Условное форматирование.
3. Добавьте правила для зеленой заливки положительных значений и красной заливки отрицательных значений.
| Месяц | Доход | Затраты | Выгода |
| январь | 10 000 долларов США | 6000 долларов США | 4000 долларов США |
| февраль | 12 000 долларов США | 7000 долларов США | 5000 долларов США |
| Маршировать | 15 000 долларов США | 8000 долларов США | 7000 долларов США |
| Апрель | 14 000 долларов США | 6500 долларов США | 7500 долларов США |
| Может | 11 500 долларов США | 6200 долларов США | 5300 долларов США |
| Июнь | 13 500 долларов США | 7800 долларов США | 5700 долларов США |
| Июль | 12 200 долларов США | 6900 долларов США | 5300 долларов США |
| Август | 14 500 долларов США | 7200 долларов США | 7300 долларов США |
| Сентябрь | 16 000 долларов США | 8500 долларов США | 7500 долларов США |
| октябрь | 15 500 долларов США | 7800 долларов США | 7700 долларов США |
| ноябрь | 13 800 долларов США | 7000 долларов США | 6800 долларов США |
| декабрь | 12 000 долларов США | 6500 долларов США | 5500 долларов США |
Источник: Accountingtools.com
Расширенные функции для улучшения вашего шаблона
После создания простого отчета о прибылях и убытках вы можете добавить некоторые расширенные функции:
- Свяжите свои доходы и расходы с исходными листами данных.
- Создайте отдельные листы для подробной разбивки доходов и расходов.
- Добавьте формулы для расчета маржи прибыли, процентного изменения и т. д.
- Используйте Google Apps Script для автоматизированного создания отчетов.
- Свяжите данные Google Analytics для отслеживания веб-трафика и доходов.
- Добавьте обзорные панели с ключевыми финансовыми показателями.
Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных
Защита финансовых данных в Google Таблицах и обеспечение безопасности данных во время обмена и совместной работы
1. Безопасная передача формата «выгода или неудача» коллегам:
Скоординированные усилия имеют основополагающее значение для продуктивного денежного администрирования. Однако они также представляют шансы.
Прежде чем делиться денежными форматами, такими как Benefit или Misfortune Sheets, организациям следует оценить свои подходы к контролю входа. Ограничение доступа только теми лицами, которым это необходимо, уменьшает площадь поверхности для потенциальных информационных прорывов.
Google Sheets предлагает различные варианты совместного доступа, включая доступ «Просмотр», «Замечание» и «Изменение». Рассмотрите возможность ограничения доступа «Изменение» для избранных, в то время как другим может быть предоставлен доступ «Просмотр» или «Замечание», чтобы поддерживать простоту, не ставя под угрозу респектабельность информации.
Последовательный аудит и отказ от предоставления свободы доступа бывшим коллегам дополнительно гарантируют информационную безопасность.
2. Кодирование и секретное слово, защищающее конфиденциальные денежные данные:
Шифрование информации — это сильная процедура, которая делает деликатные данные искаженными для несанкционированных лиц. При управлении финансовой информацией крайне важно использовать надежные стратегии шифрования для защиты от потенциальных цифровых опасностей.
Google Sheets не имеет неявного шифрования, но вы можете использовать внешние дополнительные элементы или защищенные секретной фразой записи для повышения безопасности. Внешние дополнительные элементы, такие как «CryptProtect», обеспечивают шифрование от начала до конца для вашей информации Google Sheets. Это гарантирует, что независимо от того, получат ли несанкционированные стороны доступ к записи, информация останется смешанной и искаженной без ключа шифрования.
Другой метод заключается в секретных словах для защиты записи Google Sheets. Устанавливая области силы для секретного ключа, вы добавляете дополнительный уровень безопасности к своей финансовой информации. Для этого нажмите «Запись», затем, в этом месте, «Установить секретный ключ» и введите области силы, которые включают смесь заглавных и строчных букв, цифр и уникальных символов.
Крайне важно проинструктировать коллег о значении сильных сторон и важности сохранения их в тайне. Пароли никогда не следует передавать по ненадежным каналам, таким как электронная почта или информационные приложения.
3. Постоянное обновление и проверка контроля доступа:
Информационная безопасность — это непрерывный цикл, и регулярное обновление контроля доступа имеет важное значение для того, чтобы оставаться перед лицом возможных опасностей. По мере изменения групповых соглашений и продвижения работ принципиально важно также менять разрешения на доступ.
Выполнение областей силы для стратегии администрирования включает использование многогранной проверки (MFA) для дополнительной безопасности. MFA ожидает, что клиенты предоставят по крайней мере два типа отличительных доказательств, прежде чем получить слишком деликатную информацию. Это в целом снижает риск несанкционированного доступа, независимо от того, скомпрометированы ли пароли.
Способы обеспечения точности объяснений ваших выгод и неудач
Следуйте этим предписанным процедурам для ведения точного учета выгод и неудач:
- Точно и последовательно регистрируйте все выплаты и расходы.
- Регулярно обновляйте учетные записи, чтобы выявлять ошибки.
- Аудиторские отчеты на предмет нерациональных изменений или аномалий.
- Гарантированные рецепты ссылаются на правильные ячейки и разделы.
- Регулярно создавайте резервные копии макета, чтобы не потерять информацию.
- Контрольные суммы ежеквартально проверяются на соответствие вашей учетной системе.
- Обновляйте структуру макета по мере развития вашего бизнеса.
Благодаря последовательности и нежной заботе, ваши объявления о преимуществах и недостатках в Google Таблицах обеспечат значительную проницаемость для финансовой устойчивости вашей организации.
Основные финансовые советы для предпринимателей
Помимо регулярного отслеживания ваших прибылей и убытков, вот еще несколько важных практик проверки и обращения с финансами вашего бизнеса:
1. Разыграйте откат для первоначального инвестиционного исследования, чтобы решить, какой объем сделок вы действительно хотите оплатить. Измените оценку или расходы аналогичным образом.
2. Сопоставьте планы расходов с фактическими расходами и исследуйте огромные несоответствия. Изменяйте планы расходов в каждом конкретном случае.
3. Опрос отчетов о сроках погашения задолженности клиентов для уменьшения требований по долгам и дальнейшего увеличения дохода. Возвращаемся к просроченным платежам.
4. Изучите денежные пропорции, такие как чистая ставка доходности, чтобы приобрести опыт функциональной производительности и моделей с течением времени.
5. Оцените будущий доход, чтобы ожидать взлетов и падений. Приготовьтесь контролировать потребности в оборотном капитале.
6. Разделите клиентов и товары на части, чтобы выделить наиболее и наименее продуктивные регионы и сделать первоочередной выбор.
Доминирование над вашими числами жизненно важно для достижения частного предприятия. Законное объяснение выгоды и неудачи, сделанное в Google Таблицах, является позитивным развитием.
Заключение
Создание макета Benefit or Misfortune в Google Sheets имеет основополагающее значение для отслеживания выполнения бизнеса. Это позволяет организациям изучать финансовую информацию, принимать обоснованные решения и признавать ценный опыт обучения.
Использование рецептов, схем и диаграмм упрощает изучение информации, в то время как выполнение мер по обеспечению безопасности информации гарантирует классификацию. Очень хорошо поддерживаемый макет привлекает организации со значительным опытом для ключевой подготовки и поддержания финансового благополучия, что способствует долгосрочным достижениям и выгодам. Помогли ли мы пролить свет на вашу зарплату, расходы и льготы? Если вас не затруднит, поделитесь любыми вопросами в комментариях ниже!