Цифровые файлы могут быть загромождены и неорганизованы, как и аналоговые, как обнаружили многие компании, перешедшие с бумажных на компьютерные системы хранения. Хотя оцифровка документов может сэкономить много времени и усилий, она работает только при правильном использовании. Вот где может помочь индексация документов.
Индексация документов — чрезвычайно эффективный способ для компаний управлять своими цифровыми файлами и гарантировать, что будущие файлы будут оставаться организованными. Он применяется к файлам, используемым во всех организационных процессах, включая закупки-до-оплаты и счета к оплате и получению.
Однако что такое индексация документов? И как она упрощает и ускоряет документы? Давайте посмотрим!
Индексация документов: что это такое?
Индексация документов дает документам метки и теги для быстрой идентификации при поиске в больших базах данных и индексах. Индексация — это поисковый эквивалент маркировки багажа яркой лентой, которая помогает нам идентифицировать сумку, когда мы добираемся до места назначения.
Документы можно быстро найти снова, пометив их соответствующими маркерами. Например, предприятие может индексировать документы с помощью службы индексации документов по имени клиента, номеру клиента, дате, имени сотрудника или другим важным характеристикам, которые могут быть важны в будущем. Корпоративные системы управления документами построены на важнейшем компоненте этой основы.
Как осуществляется индексация документов?
Чтобы упростить пользователям поиск и извлечение информации, индексация документов присваивает файлам теги или другую соответствующую информацию. Программное обеспечение для управления документами, которое компании используют для извлечения данных по мере необходимости, и индексация идут рука об руку.
Каждый документ должен иметь метаданные, чтобы гарантировать высокую безопасность системы управления документами. Для функционирования индексации документов каждый сотрудник, участвующий в создании, сохранении и хранении документов, должен использовать одну и ту же технику индексации для применения метаданных. Подобно ключевым словам, метаданные применяют разумные слова, концепции или фразы, которые люди, скорее всего, будут использовать при поиске документа.
Поскольку всем необходимо использовать одни и те же поисковые термины, необходимо установить правила, чтобы избежать чрезмерной громоздкости. Индексация документов предлагает многочисленные преимущества, и существуют различные методы индексации, которые можно использовать в зависимости от того, какой из них лучше всего подходит для вашего рабочего процесса.
Как индексация документов помогает упростить работу с документами?
Если вы уже используете заголовок и содержание документа для хранения документов, индексация может поначалу показаться слишком сложной, чтобы принести пользу нашей компании. Индексы гарантируют, что каждый файл, добавленный в систему, классифицируется одинаковым образом, что упрощает поиск и упрощает извлечение. Итак, как это делает бизнес более эффективным, ускоряя обработку документов?
1. Это упрощает поиск
Управление записями — одна из самых больших трат времени для любой фирмы. Поиск файла может быть сложной задачей; иногда может быть несколько копий одного и того же файла. Индексация документов значительно упрощает эту процедуру, повышая производительность компании. Кроме того, она уменьшает или устраняет эти проблемы, с которыми фирма сталкивается при поиске версий файлов.
2. Управляет массовым вводом данных.
Обработка такого большого объема данных может быть сложной для современных предприятий. Во-первых, ручной ввод больших объемов данных утомителен и требует много времени, энергии и работы. Во-вторых, человеческая ошибка является риском при ручных операциях, что может привести к несоответствиям, которые делают данные непригодными для использования.
Высококачественные технологии сканирования и индексации документов предоставляются услуги ввода данныхкоторые помогают управлять массивными входными данными. Кроме того, эти инструменты позволяют собирать точные, высококачественные данные, необходимые для принятия критических решений.
3. Он быстро и легко находит документы.
Возможность извлечения необходимой информации является основной целью индексации документов. Используя OCR и другие технологии сканирования символов, физические данные сканируются. Проще искать и восстанавливать эти цифровые документы, когда это необходимо.
Поиск цифровых документов занимает гораздо меньше времени и усилий, что повышает корпоративную производительность. Более того, по мере повышения эффективности поиска документов, текущие расходы, связанные с этим, также снижаются. Таким образом, операция по поиску документов может быть выполнена с меньшим количеством человеческих ресурсов.
4. Повышает производительность
Эффективность фирмы снижается из-за утомительной административной деятельности, требующей ручного труда и повторения. Производительность может быть значительно повышена с помощью электронного или цифрового индекса.
Например, требуется всего несколько секунд, чтобы отправить аудиторские отчеты для различных документов, включая контракты, заявки и формы оценки. Создание отчетов и списков, например, для контрактного персонала, потенциальных сотрудников, проходящих собеседования, и ожидающих счетов поставщиков, является простым.
5. Повышает безопасность документов
Теги можно использовать с программным обеспечением индексации документов для повышения уровня безопасности в системе управления документами компании. Ограничивая доступ к записям с определенными тегами, компания может защитить свои коммерческие секреты.
Заключение
Любой план управления документами предприятия должен включать индексацию документов, поскольку это захватывающий метод разработки более эффективных процессов. Любой документ, который требуется вашим сотрудникам, можно быстро найти и получить несколькими нажатиями клавиш, если он был правильно проиндексирован.
Человеческие ошибки значительно сокращаются, труд становится более приятным, а общая корпоративная эффективность повышается за счет оцифровки документов и индексации. И все, что вам нужно сделать, это найти правильное, надежное и упрощенное программное обеспечение для индексации документов.